Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz gehen an die oben genannte Adresse.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Kontodaten

E-Mail-Adresse, Anzeigename und die Einstellungen, die du selbst setzt: Sprache, Zeitzone, Rechtsraum. Sprache und Zeitzone schlägt Pevidy bei der Registrierung aus den Einstellungen deines Browsers vor (eine auf der Seite gewählte Sprache geht vor); das Konto startet damit, und du änderst beides in den Einstellungen. Damit sie bis zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse erhalten bleiben, gehen die beiden Werte als Kontodaten an den Anmeldedienst Supabase und bleiben dort gespeichert (Abschnitt 4).

Anmeldung und Sitzungen

Sitzungskennungen, Zeitpunkt der letzten Nutzung und — soweit der Browser sie mitschickt — eine Gerätebezeichnung. Sie dienen dazu, dir offene Sitzungen zu zeigen und sie beenden zu können, und eine beendete Sitzung als beendet zu erkennen. Das Pevidy-Team sieht sie in der Kontoverwaltung (Abschnitt 8).
Zu jeder neuen Sitzung speichert Pevidy außerdem die Art des Geräts und das Programm, wie der Browser sie angibt (etwa „iPhone · Safari“), und den ungefähren Ort: die Stadt, zu der die IP-Adresse der Anmeldung gehört. Die Stadt bestimmt Pevidy auf dem eigenen Server mit einer Ortsdatenbank (DB-IP IP to City Lite, IP Geolocation by DB-IP, Lizenz CC BY 4.0). Die IP-Adresse wird dafür einmal verwendet, nicht gespeichert und an niemanden weitergegeben. So erkennst du in den Einstellungen, welche Sitzung auf welchem Gerät läuft, und eine fremde Sitzung. Die Stadt siehst nur du; das Pevidy-Team sieht sie nicht.

Deine Dokumente

Die Dateien, die du hochlädst, ihr Text, die daraus gelesenen Felder (Namen, Daten, Beträge, Fristen) und die Art, als die Pevidy ein Dokument liest. Diese Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten — eine Unfallmeldung enthält Gesundheitsdaten, ein Arbeitsvertrag kann Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit enthalten. Du entscheidest, welches Dokument du hochlädst.

Vorgänge

Was Pevidy aus deinen Dokumenten ableitet: Fälle, Fristen, fehlende Nachweise und die Mappen, die daraus entstehen.

E-Mail

Nachrichten, die an deine Pevidy-Adresse gehen, samt Anhängen, Antworten, die du von dort aus schreibst, sowie die Benachrichtigungen und den täglichen Überblick, die Pevidy dir schickt.

Benachrichtigungen und Kalender

Deine Wahl, wie Pevidy dich benachrichtigt, ob deine Adresse für Benachrichtigungs-Mails gesperrt ist und warum, Rückmeldungen zur Zustellung dieser Mails und — wenn du einen anlegst — dein Kalender-Feed (Abschnitt 9).

Sendungen an Dritte

Empfänger, die du für einen Fall angibst oder die Pevidy wörtlich in deinen Dokumenten findet, mit der Stelle, an der sie stehen, jede Sendung, die du von Pevidy übermitteln lässt, mit ihrem Versandnachweis, und jede Übergabe an eine Kanzlei mit deiner Einwilligung und ihrem Nachweis (Abschnitt 10).

Fragen an deine Dokumente

Die Fragen, die du Pevidy zu deinen Dokumenten stellst.

Protokolle

Ein Verlauf dessen, was in deinem Konto geschehen ist — wer was wann geändert hat. Er existiert, damit sich jede Aussage von Pevidy zurückverfolgen lässt. Dazu kommt das Aufrufprotokoll der KI (Abschnitt 5).

Zustimmungen

Welcher Fassung der AGB du wann zugestimmt hast (Abschnitt 7).

Nachrichten an das Team

Was du über „Etwas stimmt nicht?“ an das Team schreibst, die Seite, auf der du warst, die Kennung des Falls oder Dokuments, das du dabei offen hattest, die Sprache deines Kontos, die Version der App und die Antwort des Teams (Abschnitt 8).

3. Wozu, und auf welcher Grundlage

Den Dienst erbringen

Dokumente lesen, einordnen, Fristen erkennen, Fragen beantworten, Mappen zusammenstellen, auch mit Hilfe eines KI-Anbieters (Abschnitt 5). Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — ohne diese Verarbeitung gibt es den Dienst nicht.

Besondere Kategorien in deinen Dokumenten

Soweit ein Dokument Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthält, stützt sich die Verarbeitung auf deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du mit dem Hochladen des jeweiligen Dokuments erteilst. Du kannst sie jederzeit widerrufen, indem du das Dokument löschst; die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

Struktur-Lernen

Den Aufbau neuer Dokumentarten lernen und für alle Nutzer lesbar machen (Abschnitt 6). Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — es ist in den AGB als Teil des Dienstes beschrieben; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse, Dokumentarten für alle Nutzer lesbar zu machen.

Konto, Anmeldung, Sicherheit

Anmeldung, Sitzungsverwaltung mit Gerät und ungefährem Ort, Missbrauchsabwehr, die Protokolle und der Nachweis deiner Zustimmung zu den AGB. Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse ist ein Dienst, der nicht übernommen oder unbemerkt verändert werden kann (dazu gehört, eine fremde Sitzung an Gerät und Ort zu erkennen), und der Nachweis, welchen Bedingungen du zugestimmt hast.

Benachrichtigungen und Kalender

Mails über Fristen und über Schritte in deinen Vorgängen, der tägliche Überblick und der Kalender-Feed (Abschnitt 9). Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; welche Mails du bekommst, wählst du in den Einstellungen. Die Auswertung von Rückläufern und Beschwerden zu diesen Mails: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Senden an Dritte

Eine Sendung, die du bestätigst, an ihren Empfänger übermitteln und den Versandnachweis halten (Abschnitt 10). Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du mit der Bestätigung genau dieser Sendung erteilst.

Übergabe an eine Kanzlei

Die Unterlagen eines Falls an die Kanzlei übermitteln, die du gewählt hast, und den Nachweis deiner Einwilligung halten (Abschnitt 10). Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — deine ausdrückliche Einwilligung in genau diese Übergabe, die du jederzeit für die Zukunft widerrufen kannst. Den Nachweis der Übergabe bewahrt Pevidy auch nach einem Widerruf auf, um die Einwilligung und die Übermittlung belegen zu können: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO; soweit er Angaben nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthält, Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.

4. Wer deine Daten sonst noch sieht

Pevidy verkauft keine Daten und gibt sie nicht zu Werbezwecken weiter. Um den Dienst zu erbringen, arbeiten diese Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO mit:

Wo ein Auftragsverarbeiter außerhalb der EU sitzt, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Lässt du eine Sendung an einen Dritten übermitteln, bekommt ihr Empfänger — etwa deine Versicherung — die E-Mail und die Anhänge, die du bestätigt hast (Abschnitt 10). Er ist kein Auftragsverarbeiter von Pevidy, sondern verarbeitet sie in eigener Verantwortung. Dasselbe gilt für eine Kanzlei, an die du einen Fall übergibst (Abschnitt 10).

5. KI-Anbieter

Pevidy nutzt Sprachmodelle von OpenAI (GPT-4.1 und text-embedding-3-small), um Dokumente und E-Mails zu lesen, Angaben darin zu erkennen, Fragen zu deinen Dokumenten zu beantworten und Sätze zu formulieren. Sätze, die ein Sprachmodell formuliert hat, sind im Produkt mit „Von Pevidy mit KI formuliert“ gekennzeichnet; der Hinweis führt hierher.

Was übermittelt wird

Was die jeweilige Aufgabe braucht: der Text deiner Dokumente und E-Mails, deine Fragen und, wenn Pevidy zu einem Vorgang öffentlich zugängliche Quellen sucht, deren Text. Bei Anfragen zum Lesen und Formulieren fordert Pevidy an, dass OpenAI die Antwort nicht zum späteren Abruf speichert. Wie lange OpenAI übermittelte Daten selbst aufbewahrt, richtet sich nach dem Vertrag mit OpenAI. Damit Antworten und Texte in deiner Sprache stehen, erfährt das Modell auch die Sprache deines Kontos (Deutsch oder Englisch). Für das Anschreiben einer Mappe erfährt es stattdessen die Sprache des Landes deines Falls: Deutsch, solange Pevidy nur Fälle aus Deutschland, Österreich und der Schweiz kennt. Die E-Mail, mit der Pevidy eine Sendung übermittelt, formuliert kein Modell (Abschnitt 10).

Sätze zu Fall, Schritt und Dokument

Ein bis zwei Sätze zu deinem Fall, zum Schritt, der gerade dran ist und zu einem Dokument formuliert Pevidy mit KI. Das Modell bekommt dafür nur Tatsachen, die die Seite ohnehin zeigt: der Name des Falls, wie du ihn selbst geschrieben hast (nicht, wenn darin eine IBAN, eine E-Mail-Adresse, eine Anschrift, eine Telefon- oder Aktennummer oder eine Anrede wie „Herr“ oder „Frau“ steht), der Stand des Falls oder Dokuments, wer gerade dran ist, die Namen fehlender Nachweise, wie viele der geforderten Nachweise schon da sind, als Zahl, Fristen als Tag mit ihrer Art, Beträge, wenn sie feststehen, die Art des Schritts, Gründe als neutrale Bezeichnungen, die Art des Dokuments samt Länderfassung, das Datum des Dokuments und wie viele Angaben gelesen wurden. Nie: Text und Auszüge deiner Dokumente, Anschriften, IBAN, Aktenzeichen, Namen anderer Personen aus deinen Dokumenten und E-Mails, E-Mail-Adressen und freie Angaben aus gelernten Feldern außer Datum und Betrag. Die Sätze werden mit den Tatsachen, auf die sie sich stützen, zu deinem Konto gespeichert und mit ihm gelöscht. Hält ein Satz die Prüfung nicht, steht dort ein fester Satz ohne KI.

Was Pevidy dazu speichert

Zu jedem Aufruf ein Protokoll ohne Inhalte: Aufgabe, Anbieter, Modell, Zahl der verarbeiteten Tokens, Dauer, Ergebnis, Kosten und Prüfsummen von Ein- und Ausgabe. Kein Dokumenttext, keine Frage, keine Antwort. Das Protokoll wird dreizehn Monate nach dem Aufruf gelöscht; löschst du dein Konto, wird der Bezug zu deinem Konto mit der Löschung entfernt.

Grundlage und Übermittlung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für besondere Kategorien in deinen Dokumenten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Abschnitt 3). OpenAI sitzt in den USA; die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln (Abschnitt 4).

Ohne KI

Ist OpenAI nicht erreichbar oder die KI abgeschaltet, formuliert Pevidy nichts mit KI. An den gekennzeichneten Stellen stehen dann feste Texte oder nichts.

6. Struktur-Lernen

Kennt Pevidy eine Art von Dokument noch nicht, kann Pevidy aus deinem Dokument ihren Aufbau lernen und ihn allen Nutzern zur Verfügung stellen. Das ist in den AGB als Teil des Dienstes beschrieben; ein Abwählen ist nicht vorgesehen.

Was gelernt und geteilt wird

Die Struktur: ein Schlüssel und eine Bezeichnung für die Dokumentart, Namen, Typen und Vorkommen ihrer Felder, Varianten und die Bezeichnungen auf Deutsch und Englisch.

Was nie geteilt wird

Inhalte: kein Text, keine Werte, keine Namen, keine Beträge, keine Aktenzeichen, keine Fälle, keine Entscheidungen. Bevor eine Struktur für andere gelten kann, prüft Pevidy sie automatisch auf Merkmale personenbezogener Daten (etwa E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kontonummern, Anschriften, Beträge, Fließtext). Schlägt die Prüfung an, gilt die Struktur nicht für andere. Die Prüfung erkennt nicht jede denkbare Angabe.

Wer sie sieht

Gilt eine Struktur für alle, können andere Konten Dokumente dieser Art erkennen und mit demselben Aufbau lesen. Das Pevidy-Team prüft neue Dokumentarten danach und sieht dabei nur die Struktur und Zahlen, keine Dokumente.

Wie lange

Die Struktur ist kein Inhalt deiner Dokumente und bleibt auch nach einer Kontolöschung bestehen: eine Struktur, die für alle gilt, weil Dokumente anderer Nutzer sie verwenden können; eine Struktur, die nur für dich gilt, ebenfalls, ohne danach einem Konto zur Verfügung zu stehen. Sie verweist dann auf ein gelöschtes Konto ohne Namen und E-Mail-Adresse. Was aus deinem Dokument stammt, etwa zitierte Stellen eines Vorschlags, wird mit dem Dokument und mit deinem Konto gelöscht.

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abschnitt 3). Dein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO bleibt unberührt.

7. Zustimmungen

Wenn du den AGB zustimmst, speichert Pevidy dein Konto, die Fassung, den Zeitpunkt, die Sprache, in der du sie gelesen hast, und eine Prüfsumme des Textes. Die Einträge werden nicht verändert, sondern nur ergänzt, und mit deinem Konto gelöscht. Dass du zugestimmt hast, steht außerdem im Verlauf deines Kontos und bleibt wie die übrigen Protokolle erhalten (Abschnitt 11). Deine Einwilligung in eine Übergabe an eine Kanzlei hält Pevidy bei der Übergabe fest (Abschnitt 10).

8. Team

Mitglieder des Pevidy-Teams melden sich für den Verwaltungsbereich zusätzlich mit einem zweiten Faktor an, einem zeitbasierten Einmalcode (TOTP). Den geheimen Schlüssel dazu verwaltet Supabase; Pevidy speichert nur, ob ein Faktor eingerichtet ist, seit wann, wann er zuletzt bestätigt wurde, die Kennung des Faktors beim Anbieter und ob, wann und von wem er zurückgesetzt wurde. Diese Angaben werden mit dem Konto des Teammitglieds gelöscht. Für Konten ohne Team-Rolle gilt das nicht.

Im Verwaltungsbereich sieht das Team zu Dokumentarten, zur Prüfung und zu Kosten nur Strukturen und Zahlen. In der Kontoverwaltung sieht es zu einem Konto: E-Mail-Adresse, Anzeigename und die interne Kennung des Kontos; den Kontostatus und die Art des Kontos (Standard, Test oder Demo); den Tarif mit seiner Tarifversion; wann das Konto angelegt, bestätigt, gesperrt, zur Löschung beantragt, gelöscht und endgültig entfernt wurde, dazu den Stand einer Löschung mit dem Ende ihrer Frist und ob sich das Konto noch wiederherstellen oder endgültig entfernen lässt; die Nutzung der Leistungen des Tarifs (verbraucht, Grenze, übrig und ab wann neu gezählt wird); Zahl, Art und Zustand seiner Dokumente (nicht deren Inhalt); den belegten Speicher je Bereich mit der Zahl der Dateien; die Zahl aktiver und beendeter Sitzungen und die letzten Sitzungen mit Gerätebezeichnung, letzter Nutzung und ob sie beendet sind; wann das Konto zuletzt aktiv war; die letzten Ereignisse im Verlauf des Kontos (wer sie ausgelöst hat, Art, Zeitpunkt, Grund und eine technische Vorgangskennung) und fehlgeschlagene Verarbeitungen (welcher Ablauf, eine Fehlerkategorie, eine Fehlermeldung ohne Inhalte aus deinen Dokumenten und die Vorgangskennung). In der Liste der Konten sucht es nach E-Mail-Adresse, Anzeigename oder Kennung und filtert nach Kontostatus, Art und Tarif. Es nutzt das, um bei Störungen, Missbrauch und Anfragen zum Konto zu helfen.

Schreibst du dem Team über „Etwas stimmt nicht?“, lesen Teammitglieder mit der Rolle Administration oder Support deinen Text, deine Anmelde-Adresse, die Sprache, die Art und den Status deines Kontos und die Seite, auf der du warst. Von dem Fall oder Dokument, das du dabei offen hattest, sehen sie nur die Struktur: den Stand des Falls und wer dran ist, die Art des Dokuments, den Stand des Lesens und die Zahl der Seiten — nie einen Titel, einen Dateinamen, einen Wert oder den Text eines Dokuments. Jedes Öffnen deiner Nachricht wird im Verlauf deines Kontos protokolliert. Die Antwort steht in der App unter „Deine Nachrichten an uns“ und kommt außerdem per E-Mail von support@pevidy.io an die Adresse, mit der du dich anmeldest — unabhängig von deinen Einstellungen für Benachrichtigungen, aber nie an eine gesperrte Adresse. Antworten auf diese Mail kommen nicht an. Schreib deshalb nur, was das Team zum Helfen braucht. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — du bittest um Hilfe mit dem Dienst. Wie lange die Nachrichten bleiben, steht in Abschnitt 11.

9. Benachrichtigungen, Überblick und Kalender

Pevidy meldet sich, wenn es in einem deiner Vorgänge etwas zu tun gibt: in der App immer, per E-Mail so, wie du es in den Einstellungen wählst. Die Mails gehen nur an die E-Mail-Adresse, mit der du dich anmeldest.

Welche Mails

Drei Gruppen: Fristen; Schritte, bei denen du dran bist (etwa ein fehlender Nachweis, eine Änderung in einem Fall oder ein Schritt, den du auf später gelegt hast); und Sonstiges (Verarbeitung, Export, Konto). Je Gruppe wählst du: sofort per E-Mail, im täglichen Überblick am Morgen oder nur in der App. Den Überblick gibt es höchstens einmal am Tag und nur, wenn es etwas zu melden gibt.

Was darin steht

Kein Inhalt aus deinen Dokumenten und Vorgängen: kein Name, kein Betrag, kein Aktenzeichen, kein Dokumenttitel. Eine Mail sagt, dass es etwas gibt, und führt mit einem Link in die App; der Überblick enthält nur Zahlen und einen Link. Keine Werbung und nichts, das misst, ob du eine Mail öffnest oder einen Link anklickst.

Voreinstellung und Grundlage

Hast du nichts gewählt, bekommst du Fristen sofort per E-Mail und alles andere im täglichen Überblick; hattest du schon gewählt, bleibt deine Wahl. Mitteilungen aus der Zeit, bevor diese Voreinstellung galt, schickt Pevidy nicht nach. Fällt eine sofortige Mail in die Ruhezeit, die du einstellen kannst, kommt sie im nächsten Überblick. Hinweise auf eine Störung, die dein Konto betrifft, schickt Pevidy unabhängig von deiner Wahl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — an Fristen und an Schritte in deinen Vorgängen zu erinnern, gehört zum Dienst. Du kannst jede Gruppe jederzeit auf „nur in der App“ stellen.

Absender

Die Mails kommen von no-reply@notify.pevidy.io, einer eigenen Adresse nur für Mails von Pevidy an dich. Sie sind signiert, damit dein Postfach erkennen kann, dass sie wirklich von Pevidy stammen. Antworten an diese Adresse werden nicht gelesen. Erlaubt eine Mail ausdrücklich eine Antwort (etwa die Bitte um einen fehlenden Nachweis), geht deine Antwort an deine eigene Pevidy-Adresse.

Abbestellen

Jede Benachrichtigung und jeder Überblick enthält einen Link zum Abbestellen, und dein Mailprogramm kann dafür einen eigenen Knopf zeigen. Der Link gilt nur für dein Konto und die Gruppe der Mail. Bestätigst du auf der Seite, die er öffnet, oder nutzt du den Knopf deines Mailprogramms, bekommst du Mails dieser Gruppe nur noch in der App. Den Link nur aufzurufen, ändert nichts.

Rückläufer und Beschwerden

Jede Mail trägt eine eigene Rücklaufadresse. Kommt eine Mail nicht an, etwa weil es die Adresse nicht mehr gibt, oder meldet dein Postfach-Anbieter, dass du sie als unerwünscht markiert hast, erfährt Pevidy das darüber. Gespeichert werden nur die Art der Meldung, ein Statuscode, der Zeitpunkt und eine Prüfsumme, damit dieselbe Meldung nur einmal zählt, verknüpft mit der betroffenen Mail und deinem Konto — nie die Meldung selbst; nach neunzig Tagen wird der Eintrag gelöscht. Nach einer endgültigen Rückmeldung, wiederholten vorübergehenden Rückmeldungen oder einer Beschwerde schickt Pevidy an diese Adresse keine Benachrichtigungs-Mails und keine Hinweise auf Störungen mehr; die App bleibt, wie sie ist. Die Einstellungen sagen dir, warum, und schaltest du die Mail dort wieder ein, ist die Sperre aufgehoben. Meldungen über Mails anderer Absender verwirft Pevidy, ohne etwas davon zu speichern. Das Pevidy-Team sieht davon nur Zahlen, keine Adressen. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — das berechtigte Interesse, keine Mails an Adressen zu schicken, die sie nicht annehmen oder nicht wollen, und den Versand zuverlässig zu halten.

Kalender-Feed

Legst du in den Einstellungen einen Kalender-Feed an, bekommst du eine private Adresse, die dein Kalender abonnieren kann. Der Feed enthält deine offenen Einreichfristen, erwartete Antworten und die Tage, an denen ein aufgeschobener Schritt wieder dran ist, als ganztägige Termine von dreißig Tagen zurück bis zwölf Monate voraus: mit einem allgemeinen Titel ohne Namen, Beträge oder andere Inhalte, einer Erinnerung am Vortag und einem Link zu dem Fall in Pevidy. Der Link enthält eine Kennung des Falls, keinen Inhalt. Pevidy speichert von der Adresse nur eine Prüfsumme, nie die Adresse selbst; du siehst sie einmal beim Anlegen. Gespeichert wird außerdem, wann der Feed angelegt und zuletzt abgerufen wurde. Gegen zu viele Abrufe zählt Pevidy sie je Feed und IP-Adresse in einem kurzen Zeitfenster, beides nur als Prüfsumme. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — du legst den Feed selbst an.

Wer den Feed abruft

Nicht dein Gerät, sondern der Kalenderdienst, bei dem du ihn abonnierst — etwa Google, Apple oder Microsoft —, regelmäßig von seinen eigenen Servern aus. Die Termine und Links liegen dann auch bei diesem Dienst und unterliegen dessen Bedingungen; Pevidy hat darauf keinen Einfluss. Wer die Adresse kennt, sieht die Termine. Deshalb kannst du sie jederzeit durch eine neue ersetzen oder widerrufen; die alte gilt dann sofort nicht mehr.

10. Senden an Dritte

Lässt du eine Sendung von Pevidy übermitteln (AGB, Abschnitt „Senden an Dritte“), geht eine E-Mail von deiner Pevidy-Adresse an den Empfänger, den du in der Vorschau gesehen und mit seiner getippten Adresse bestätigt hast — etwa die Mappe eines Anspruchs an deine Versicherung. Ohne deine Bestätigung geht nichts hinaus.

Was übermittelt wird

Eine deutsche E-Mail mit festem Text: Betreff, Anrede, Angaben mit Quelle (dein Name aus deinem Konto, die Nummer der Police oder eine Buchungsnummer aus deinen Unterlagen) und die Schlusszeile „Übermittelt mit Pevidy im Auftrag von …“ mit deinem Namen. Dazu die Mappe samt Anschreiben als PDF; in der Vorschau kannst du sie öffnen. Die Mappe kann besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO enthalten, etwa Gesundheitsdaten in einer Schadenmeldung, und nennt die Angaben, die in ihr stehen, etwa deine Kontaktdaten. Den Text der E-Mail schreibt kein Modell; das Anschreiben in der Mappe hat ein Sprachmodell entworfen (Abschnitt 5).

Wer es bekommt

Genau ein Empfänger je Sendung, ohne Kopie. Seine Adresse stammt aus einem Dokument deines Falls, das sie wörtlich nennt, oder von dir — nie aus einer Recherche, einer KI-Antwort oder vom Absender einer eingegangenen Mail. Die E-Mail geht über den eigenen Mailserver von Pevidy. Das Pevidy-Team sieht von Sendungen nur Zahlen, nie Adressen, Texte oder Anhänge.

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — du beauftragst die Übermittlung mit deiner Bestätigung. Soweit eine Sendung Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthält, stützt sich die Übermittlung auf deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du mit der Bestätigung genau dieser Sendung erteilst. Die Auswertung von Rückläufern und Beschwerden: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Versandnachweis

Zu jeder Sendung hält Pevidy fest, was du bestätigt hast: den Empfänger und woher die Adresse stammt (Dokument, Seite und ein kurzer Ausschnitt, oder „von dir eingegeben“), Absender, Betreff, Text, Name, Größe und Prüfsumme jedes Anhangs, die Message-ID und wann der Mailserver von Pevidy die E-Mail angenommen hat. „Gesendet“ heißt angenommen, nicht zugestellt. Du kannst den Nachweis bei deinem Fall ansehen und herunterladen, auch wenn Senden über Pevidy ausgeschaltet ist; er ist Teil deines Datenexports. Wie lange er bleibt, steht in Abschnitt 11.

Rückläufer, Beschwerden und Antworten

Meldet ein Mailserver, dass er eine Sendung nicht zustellen kann, landet die Meldung wie jede andere Mail in deiner Post. Pevidy ordnet sie über die Message-ID der Sendung zu. Ist die Adresse unbekannt oder kann eine Sendung an dieselbe Adresse wiederholt nicht zugestellt werden, sagt Pevidy dir Bescheid und sperrt die Adresse für dein Konto, bis du sie erneut als Empfänger eingibst, längstens so lange, wie Pevidy den Versandnachweis dieser Sendung aufbewahrt. Meldet ein Empfänger eine Sendung als unerwünscht, zählt Pevidy das und benachrichtigt das Team sofort, ohne Inhalt. Gespeichert werden davon die Art der Meldung, ein Statuscode, der Zeitpunkt und eine Prüfsumme, damit dieselbe Meldung nur einmal zählt, verknüpft mit der Sendung und deinem Konto — im Eintrag nie die Meldung selbst; nach neunzig Tagen wird der Eintrag gelöscht. Einen Rückläufer vermerkt Pevidy außerdem bei der Sendung, so lange wie ihren Versandnachweis. Antworten auf eine Sendung gehen an deine Pevidy-Adresse; beziehen sie sich auf die Sendung, erscheinen sie bei deinem Fall.

Übergabe an eine Kanzlei

Nennt das Kanzlei-Register von Pevidy für das Land deines Falls eine Kanzlei, kannst du den Fall von ihr prüfen lassen (AGB, Abschnitt „Übergabe an eine Kanzlei“). Das ist eine Sendung wie oben, mit diesen Unterschieden: Die Adresse der Kanzlei stammt aus dem Kanzlei-Register, das nur das Pevidy-Team pflegt, nicht aus deinen Unterlagen. Pevidy empfiehlt keine Kanzlei; alle Kanzleien eines Landes stehen in alphabetischer Reihenfolge, ohne Vorauswahl. Übermittelt werden ein Übergabeblatt (dein Name, deine Pevidy-Adresse für die Antwort, Titel und Stand des Falls, die Fristen mit Tag und Fundstelle und die Liste der Dateien) und die Dateien, die du auswählst: Dokumente des Falls und, wenn es zu einem Anspruch eine aktuelle Mappe gibt, diese Mappe. Den Text der E-Mail und das Übergabeblatt schreibt kein Modell. Die Kanzlei ist kein Auftragsverarbeiter von Pevidy, sondern verarbeitet die Unterlagen in eigener Verantwortung.

Grundlage der Übergabe

Deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit die Unterlagen Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Vor der Übergabe liest du den Einwilligungstext, setzt ein Häkchen und tippst die Adresse der Kanzlei; ohne das geht nichts hinaus. Du kannst die Einwilligung auf der Seite der Übergabe jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch bevor du neuen Nutzungsbedingungen zugestimmt hast. Danach übermittelt Pevidy aus dieser Übergabe nichts mehr; eine Übermittlung, die bereits läuft, kann die Kanzlei noch erreichen. Was schon bei der Kanzlei ist, kann Pevidy dort nicht löschen; dafür wendest du dich an die Kanzlei. Die Übergabe hält keine Frist an.

Nachweis der Übergabe

Zu jeder Übergabe hält Pevidy fest: die Fassung des Einwilligungstexts und seine Prüfsumme, die Sprache, den Zeitpunkt deiner Einwilligung, die Kanzlei mit Land, Name und Adresse zu diesem Zeitpunkt, Name, Größe und Prüfsumme jeder Datei, eine Prüfsumme über alles, was du bestätigt hast, und die Sendung mit ihrem Versandnachweis. Den Nachweis kannst du auf der Seite der Übergabe herunterladen; er ist Teil deines Datenexports und bleibt auch nach einem Widerruf (Abschnitt 11). Antworten der Kanzlei gehen an deine Pevidy-Adresse; beziehen sie sich auf die Übergabe, zeigt Pevidy sie bei deinem Fall. Eine solche Antwort ändert den Stand deines Falls nicht und gilt nicht als Antwort der Gegenseite; das gilt auch für jede andere Mail von der Adresse der Kanzlei. Ist die Adresse der Kanzlei unbekannt oder wiederholt nicht zustellbar, sagt Pevidy dir Bescheid und sperrt die Adresse der Kanzlei für dein Konto, längstens so lange, wie Pevidy den Versandnachweis dieser Übergabe aufbewahrt (drei Jahre nach der Sendung); das Pevidy-Team prüft dann den Eintrag im Register. Das Pevidy-Team sieht von Übergaben nur Zahlen je Land und Zustand.

11. Wie lange

Kontodaten, Dokumente und Vorgänge

Solange dein Konto besteht. Löschst du es, bleibt die Löschung dreißig Tage umkehrbar; danach werden die Daten entfernt.

Sitzungen

Solange dein Konto besteht. Eine Sitzung gilt, bis du dich abmeldest, sie beendest oder sie abläuft; danach bleibt sie als beendet gespeichert (Gerät und Programm, ungefährer Ort als Stadt, letzte Nutzung, Zeitpunkt des Endes), damit sie nicht wieder gelten kann, und wird mit dem Konto gelöscht. Die IP-Adresse, aus der die Stadt bestimmt wird, wird nicht gespeichert. Offene Sitzungen siehst du in den Einstellungen und kannst sie einzeln oder je Gerät beenden.

Protokolle deines Kontos

Solange das Konto besteht, weil jede Aussage von Pevidy zurückverfolgbar bleiben muss. Nach der Löschung des Kontos können Nachweise darüber erhalten bleiben, was im Konto geschehen ist; Dokument- und E-Mail-Inhalte gehören nicht dazu.

Aufrufprotokoll der KI (ohne Inhalte)

Dreizehn Monate ab dem Aufruf; danach wird der Eintrag gelöscht. Löschst du dein Konto, wird der Bezug zu deinem Konto mit der Löschung entfernt.

Zustimmungen zu den AGB

Solange dein Konto besteht; sie werden mit dem Konto gelöscht. Dass du zugestimmt hast, steht außerdem im Verlauf deines Kontos und bleibt wie die übrigen Protokolle erhalten (siehe dort).

Gelernte Struktur von Dokumentarten

Ohne feste Frist. Sie enthält keine Inhalte deiner Dokumente und bleibt auch nach einer Kontolöschung bestehen; sie verweist dann auf ein gelöschtes Konto ohne Namen und E-Mail-Adresse (siehe Struktur-Lernen).

Datenexporte

Sieben Tage nach der Erstellung kannst du die Datei herunterladen, danach nicht mehr. Gelöscht wird sie spätestens mit deinem Konto.

Täglicher Überblick per E-Mail

Neunzig Tage nach dem Tag des Überblicks; gespeichert sind nur der Tag, ob er verschickt wurde, und die Zahlen, kein Inhalt. Mit deinem Konto wird er in jedem Fall gelöscht.

Rückläufer und Beschwerden zu Mails

Neunzig Tage nach dem Eingang. Gespeichert sind Art, Statuscode, Zeitpunkt und eine Prüfsumme, damit dieselbe Meldung nur einmal zählt, verknüpft mit der betroffenen Mail oder Sendung und deinem Konto; im Eintrag steht nie die Meldung selbst. Eine Sperre deiner Adresse für Benachrichtigungs-Mails gilt, bis du die Mail in den Einstellungen wieder einschaltest, und endet spätestens mit deinem Konto.

Sendungen an Dritte und ihr Versandnachweis

Drei Jahre, nachdem der Mailserver von Pevidy die Sendung angenommen hat; eine Sendung, die nie angenommen wurde (Entwurf, abgebrochen, fehlgeschlagen oder unklar), drei Jahre nach ihrer letzten Änderung. Einen Entwurf, den du nie bestätigt hast, löscht Pevidy außerdem, sobald du ein Dokument löschst, das er als Beleg oder Anhang nennt. Gespeichert sind Empfänger und Herkunft der Adresse, Absender, Betreff, Text, Name, Größe und Prüfsumme der Anhänge, die Message-ID und die Zeitpunkte; die Anhänge selbst sind deine Dokumente und bleiben, solange es sie gibt. Mit deinem Konto wird alles in jedem Fall gelöscht.

Empfänger deiner Fälle

Solange dein Konto besteht; mit dem Konto werden sie gelöscht. Kam eine Sendung an eine Adresse zurück, bleibt sie für dein Konto gesperrt, bis du sie erneut als Empfänger eingibst, längstens so lange, wie Pevidy den Versandnachweis dieser Sendung aufbewahrt (drei Jahre nach der Sendung).

Übergaben an eine Kanzlei und deine Einwilligung

Drei Jahre nach deiner Einwilligung; eine Übergabe, in die du nie eingewilligt hast (Entwurf oder verworfen), drei Jahre nach ihrer letzten Änderung. Eine Übergabe, in die du nie eingewilligt hast, löscht Pevidy außerdem samt ihrem Übergabeblatt, sobald du ein Dokument löschst, das sie nennt. Gespeichert sind Anlass, Zustand, die Kanzlei zum Zeitpunkt deiner Einwilligung, Fassung, Prüfsumme, Sprache und Zeitpunkt der Einwilligung, Name, Größe und Prüfsumme der Dateien, der Bezug zur Sendung und, falls es sie gibt, Antwort und Widerruf; ein Widerruf ändert daran nichts. Die Sendung selbst bleibt so lange wie jede Sendung an Dritte. Das Übergabeblatt und die übrigen Dateien sind Dateien deines Kontos. Mit deinem Konto wird alles in jedem Fall gelöscht.

Kalender-Feed

Solange er gilt. Widerrufst oder ersetzt du ihn, bleibt der Eintrag ohne gültige Adresse noch dreißig Tage bestehen und wird dann gelöscht; mit deinem Konto wird er in jedem Fall gelöscht.

Nachrichten an das Team

Dreizehn Monate, nachdem das Team sie beantwortet oder geschlossen hat (was später kam); eine offene Nachricht bleibt, bis sie abgeschlossen ist. Mit deinem Konto wird sie in jedem Fall gelöscht.

Anfragen für den frühen Zugang zur Beta

Bis zur Einladung oder zum Widerruf, höchstens zwölf Monate nach der Bestätigung; danach innerhalb von zwei Tagen gelöscht. Eine unbestätigte Anfrage wird spätestens acht Tage nach der letzten Anfrage gelöscht.

Sicherungskopien

Die Datenbank wird nächtlich gesichert; es werden vierzehn tägliche und acht wöchentliche Kopien aufbewahrt. Gelöschte Daten können deshalb noch bis zu acht Wochen in einer Sicherungskopie enthalten sein, aus der sie nur im Katastrophenfall zurückgeholt würden.

12. Deine Rechte

Du kannst jederzeit verlangen:

• Auskunft darüber, was gespeichert ist (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung falscher Angaben (Art. 16 DSGVO).
• Löschung (Art. 17 DSGVO). In den Einstellungen unter „Konto löschen“; danach bleibt die Löschung 30 Tage lang umkehrbar, damit ein Versehen nicht endgültig ist.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — ein maschinenlesbarer Export deiner Daten, ebenfalls in den Einstellungen.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf jeder Einwilligung, mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Datenschutzaufsicht des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.

13. Cookies und Abrufe von fremden Servern

Pevidy speichert in deinem Browser nur, was für den Betrieb nötig ist: das Sitzungs-Cookie, das dich angemeldet hält, zwei kurzlebige Cookies für die Dauer der Anmeldung (der Zweck der Anmeldung und ein Prüfwert des Anmeldeverfahrens), zwei Cookies, die sich merken, wie du die Seitenleiste eingestellt hast, einen Eintrag im lokalen Speicher, der sich merkt, ob du die Anleitung ausgeblendet hast, und — nur wenn du einer Team-Einladung folgst — den Einladungscode im Speicher dieses Tabs, bis du angemeldet bist. Das ist technisch erforderlich im Sinne des §25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und braucht deshalb keine Einwilligung. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies.

Die öffentlichen Seiten laden nichts von einem fremden Server: die Schriften liegen im Auslieferungspaket, es gibt kein Analyse-Skript und keine eingebetteten Inhalte. Dein Browser spricht nur mit pevidy.io.

Eine Ausnahme im angemeldeten Bereich: wenn du ein Dokument öffnest, um die Stelle zu sehen, auf die sich Pevidy beruft, lädt dein Browser dafür das Programm des Dokumentbetrachters nach. Je nach Einstellung kommt es von pevidy.tech, dem eigenen Server von Pevidy für Dokumentwerkzeuge, oder von cdn.cloud.nutrient.io; im zweiten Fall wird deine IP-Adresse an Nutrient übertragen. Der Betrachter von pevidy.tech zeigt das Dokument nur in deinem Browser an und schickt es nirgendwohin. Das geschieht erst in dem Moment, in dem du ein Dokument ansiehst — nicht beim Anmelden und nicht auf den öffentlichen Seiten.

14. Automatisierte Entscheidungen

Pevidy schlägt vor und begründet; entschieden wird von dir. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt: kein Fall wird ohne deine Freigabe eingereicht, unterschrieben oder versendet. Wo Pevidy etwas aus einem Dokument gelesen hat, nennt es die Seite, auf der es steht.

15. Früher Zugang zur privaten Beta

Auf der Startseite kannst du frühen Zugang zur privaten Beta von Pevidy anfragen. Dafür brauchst du kein Konto.

Was gespeichert wird

Deine E-Mail-Adresse, klein geschrieben; freiwillig, was du dir abnehmen lassen möchtest (aus einer festen Liste) und wie du von Pevidy erfahren hast (höchstens 200 Zeichen); die Sprache der Bestätigungsmail; wann du angefragt, bestätigt oder widerrufen hast, und wie viele Bestätigungsmails in den letzten sieben Tagen an die Adresse gingen; von den beiden Links in der Mail nur eine Prüfsumme, nie die Links selbst. Keine IP-Adresse, kein Gerät, kein Konto.

Wozu

Nur, um dich zur privaten Beta einzuladen. Deine freiwilligen Antworten helfen uns, die erste Gruppe zusammenzustellen. Keine Werbung, keine Weitergabe an Dritte, kein Tracking: Die Mails enthalten weder Zählpixel noch verfolgte Links.

Bestätigung

Nach der Anfrage schickt Pevidy eine Mail mit einem Link an die Adresse (Double-Opt-in), über den eigenen Mailserver von Pevidy. Erst wenn du dort bestätigst, stehst du auf der Liste. Der Link funktioniert sieben Tage; ohne Bestätigung wird die Anfrage spätestens acht Tage nach der letzten Anfrage gelöscht. Ob eine Adresse schon auf der Liste steht, sagt die Seite niemandem. Gegen Missbrauch zählt Pevidy Anfragen je IP-Adresse in einem Zeitfenster von einer Stunde, nur als Prüfsumme mit einem geheimen Schlüssel des Servers, die zwei Tage nach der letzten Anfrage gelöscht wird, und schickt an eine E-Mail-Adresse höchstens drei Bestätigungsmails in sieben Tagen.

Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — deine Einwilligung, die du mit der Bestätigung gibst. Die Bestätigungsmail selbst und der Schutz des Formulars vor Missbrauch: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wie lange

Bis zu deiner Einladung oder deinem Widerruf, höchstens zwölf Monate nach deiner Bestätigung; gelöscht wird beim nächsten täglichen Lauf. Nach der Einladung oder dem Widerruf wird die Anfrage innerhalb von zwei Tagen gelöscht; bis dahin bekommt die Adresse keine Mail mehr.

Widerruf

Jederzeit und ohne Begründung mit dem zweiten Link in der Bestätigungsmail, oder mit einer Nachricht an die Adresse in Abschnitt 1 — dann löschen wir die Anfrage sofort. Der Widerruf gilt für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); deine Antworten werden dabei sofort entfernt.

Wer es sieht

Teammitglieder mit der Rolle Administration sehen im Verwaltungsbereich nur zwei Zahlen (bestätigt, unbestätigt). Für die Einladungen exportiert eine Person mit dieser Rolle die bestätigten Anfragen (Adresse, Sprache, deine Antworten) mit einem Werkzeug auf dem Server; jeder Export wird mit seinem Grund und der Zahl der Adressen protokolliert, ohne die Adressen.